法人携帯を契約するときに注意すべきこととは？

法人携帯は業務上のさまざまな場面で役立てることができますが、ただ便利なだけではなく相応のリスクもあります。個人携帯と同じような気持ちで扱ってしまうと、取り返しのつかないことになってしまう可能性があるのです。

そんな事態に陥ってしまうのを防ぐために、法人携帯を契約するときの注意点について知っておきましょう。

管理の徹底を心がける

法人携帯をトラブルなく業務に活用するためには、徹底した管理が必要となります。携帯を利用する社員本人が大事に扱うのはもちろんのこと、会社側がすべての携帯の利用状況を把握しておくことも必須です。

そのためには、携帯の利用者を固定するという方法を採るのがよいでしょう。どの携帯を誰が使ってもいいということにしてしまうと、なにか問題が発生してしまったとき、原因が誰にあるのかを特定するのが困難になります。

たとえば、メールの誤送信によって取引先に迷惑がかかってしまった場合などは、メールの文面に送信を担当した者の名前が入っていればよいですが、自社の名前しかなかったりすると、担当者が誰なのか分からないせいで問題の解決に不必要に時間がかかってしまうということが起こりかねません。しかし、社用の法人携帯には一台一台番号やアルファベットなどを割り当てて、どの携帯を誰が使っているのかすぐに分かるようにしておけばその心配もなくなります。

また、禁止事項を定めておくのも、余計なトラブルの発生を回避するのには効果的です。多くの法人携帯は、個人携帯と同じようにインターネットに接続することができるようになっています。ネットにつながらなければ業務ができない場合も多いので当たり前ではありますが、そのせいで法人携帯が業務以外に使用されてしまう可能性も存在することは否定できません。

しかし、法人携帯の導入に際して「業務以外の使用はしないこと」という禁止事項を定めておけば、そういった使い方をされてしまう確率は低くなることが見込めます。そして、ただ禁止事項を決めるだけでも十分な効果は期待できますが、さらに管理を徹底したいのなら、禁止事項を破ってしまった場合の罰則も定めておくとよいでしょう。

定期的に料金を見直す

法人携帯を契約して業務に活用していくうえでは、料金面にも注意しなければなりません。法人携帯を導入する目的が通信にかかるコスト削減である場合は特に注意すべきでしょう。なぜなら、法人携帯は使い方によってはかなりコストがかかってしまうこともあるからです。

ほとんどのキャリアや格安SIMの法人契約プランは個人で契約するよりもお得になっていますが、そういった各社が提供しているプランというのは日々変わっていきます。現在のプランよりお得なプランが登場することも決して珍しくはありません。

うっかり新しいお得なプランが出てきたことを見落としたまま現状を維持し続けてしまうと、いつの間にかとんでもない損をしてしまっていたということにもなりかねないので要注意です。個人契約ならともかく、法人契約で複数台契約している場合は、その際の損失はかなりの額となります。

そのため、法人携帯を効率的に活用していくためには、利用しているキャリアなどのプランのチェックを欠かさないようにしたほうがよいでしょう。常にチェックするというのは難しいとしても、定期的にプランを見直すのは絶対に必要なことです。

情報漏洩に注意しよう

法人携帯を契約するときには、管理面や料金面といった基本的なこと以外にも注意すべき点はたくさんあります。まず注意したほうがいいのがセキュリティ面です。法人携帯は業務に使用する道具であるというその性質上、うっかり外部に漏らしてはいけないような情報を数多く扱うことになります。

しかし、誰しも一度は携帯をなくしてしまったり、どこかに忘れてきてしまったりした経験があると思います。どれだけ大切に使っていたとしても、携帯というのは、ふとしたときに紛失してしまう可能性が絶対にないとは言い切れません。個人携帯だけでなく法人携帯にもその可能性は存在しているので、情報漏洩を防ぐには携帯をなくさないように注意することが求められます。

そして、ウイルス対策も欠かすことはできません。ネットに接続することができる以上、法人携帯もパソコンやタブレットと同じように悪質なウイルスに感染してしまうおそれがあります。ウイルスに感染してしまうと、情報漏洩以前にそもそも携帯を操作することすらできなくなってしまう場合があるため、ウイルス対策用アプリを入れるなどの予防策を講じておきましょう。

まとめ

法人携帯を業務へうまく利用するためには、まず管理の徹底が必要となります。誰がどの携帯を使うのかを決め、さらに禁止事項なども定めれば、業務の効率化が見込めるでしょう。

そして定期的に料金プランを見直すことも大切です。携帯の料金プランは日々変わっていくため、お得なプランを見落とさないように注意する必要があります。

加えて、情報漏洩を防ぐために紛失時はロックをかけられるオプションに加入したり、ウイルスへの感染を防止するために対策用アプリを入れたりしておけば、安心して法人携帯を利用することができるようになります。