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法人携帯のGPS機能で社員の位置情報を調べるのはOK?

公開日:2020/06/01  最終更新日:2020/06/26

法人携帯には標準機能としてGPSが搭載されていて、携帯を利用する社員がどこにいるのかを常に確認することができます。しかしプライバシー保護などを考えると、法人携帯のGPS機能を業務利用することには不安があるという方もいらっしゃるでしょう。本コラムでは社員の位置情報を調べることに問題はないのかまとめまとめました。

業務時間内なら違法にならない!?

GPSで社員の位置情報を確認するのは、業務時間内に行う場合は違法にはならないことがほとんどです。社員は労働者として業務時間内は業務に専念しなければいけないという義務があり、これをしっかり守っているかどうかを確認するためにGPSを利用するのはなにも問題がないという考え方に基づいています。

たとえば営業で社外へ出ている社員が現在どこにいるのかをGPSで確認するのは、業務をつつがなく行っているかを把握できるだけでなく、万が一のトラブルが起きたときにすぐ駆けつけることができるという意味でもとても価値のあることです。

しかし、業務時間外にGPSで社員の位置情報の検索を行うのは合理的な理由のないプライバシーの侵害だとみなされてしまいます。業務上の理由から、どうしても特定の社員の居場所を知ることが必要になる場合もあるかもしれませんが、どんな理由があったとしても認められることはほとんどないので要注意です。

実際に業務時間外に社員の位置情報をGPSで検索した会社が損害賠償請求をされたという判例も存在します。社員から反感を買うだけでなく、場合によっては訴訟にまで発展しかねないということをよく理解し、GPSの利用は業務時間内にとどめることを徹底しましょう。

本人の同意を取ることが重要

法人携帯が会社の所有物であっても、実際に携帯を使う社員本人の同意なしに無断でGPS機能を業務利用してはいけません。もしも自分が知らない間にずっと居場所を確認されていたらと想像すれば、同意を得ることの重要性はすぐに理解できるのではないでしょうか。GPSを業務に利用して生産性の向上を図りたい、という明確な目的とルールを守った管理体制を事前に伝えておくことが必須となります。

法律上では業務時間内に社員の位置情報をGPSで確認するのが問題のないこととはいえ、社員からの了承を得られていない状態で行うと、トラブルになってしまう可能性があります。社員からすれば断りなく監視されていたような気分になってしまうのも無理がありませんし、会社への不満を募らせてしまうことになるでしょう。

もし訴訟になったとしたら、法律上は問題ないので会社側が敗訴することにはなりにくいと思いますが、社員から不信感を抱かれてしまう結果になりかねませんし、会社としての評判が下がってしまします。生産性を高めるためのGPSの利用がまったくの逆効果になってしまう、そんな事態を防ぐためにも、事前に社員へGPSを業務利用することについて同意を取っておくことが必要不可欠です。

GPSを活用した業務管理の実例

GPSを活用すれば、業務管理を効率化することができるようになります。たとえば、GPSで社員がどこにいるのかが離れていても分かるようになれば、勤怠管理の手間を少なくすることが可能です。

運送やイベントの運営など、社員が社外で仕事をすることが多い業種の場合は、出勤や退勤の際に毎回会社へ行かなければ打刻ができないとなると、社員の負担はとても大きくなってしまいます。しかし法人携帯のGPSを活用すれば、社員がわざわざ移動をしなくても勤怠管理をすることができるようになります。移動にかかる交通費を削減されるため、会社としてはコストを大幅に小さくすることができるでしょう。

そして、このことはGPSの業務利用を目指す場合の社員へのアピールポイントにもなります。GPSを業務利用するには、社員の抵抗感をどれだけ減らせるかというのが肝心です。勤怠管理が楽になるというのは、社員の理解を得るためにはうってつけのGPSの利点だといえます。

また、特に運送業などの場合は、法人携帯のGPS機能を利用すれば、業務の進行状況がリアルタイムで分かるようになるため、その後の予定を組み立てやすくなります。日報でも業務の進行状況を伝えることはできますが、会社が社員ごとの業務の進行状況を把握できるのが一日に一度だけだと、致命的な遅れが生じてしまっていた場合などにカバーをするのが難しいというのが問題です。

そんなときも、GPSで社員の位置情報が分かっていると、遅れを取り戻すための指示を会社がフレキシブルに出すことができるようになります。一日一回の日報によってしか業務の進行度が分からない場合と比べると、飛躍的に生産性を向上させられるでしょう。

まとめ

法人携帯のGPSで社員の位置情報を確認するという行為は、本人の同意があれば業務時間内に行うのであれば基本的に問題はありません。ただし、業務時間外に行ってしまうと、プライバシーの侵害として法に触れてしまう可能性があります。

そんな事態に陥ってしまうのを防ぐためには、事前にGPSを業務に利用することを社員に伝える、GPSに関する社内ルールを作る、といった方法が有効です慎重な利用を心がけるようにしましょう。

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