導入より管理が大変？法人携帯をしっかり管理する方法

法人携帯は、企業や社会福祉法人などがコストの削減などを目的に大手キャリアや格安ＳＩＭなどの通信会社と法人名義で契約を結んだ携帯電話やスマートフォンのことです。法人携帯を導入する際の通信業者選びや機種の選択などに導入に目が向きがちですが、実は導入よりも管理の方が大変という実態があるのをご存知でしょうか。

企業が法人携帯を導入するメリット

法人携帯を導入すると、コストと業務効率の２つの面でのメリットが存在します。まず、コスト面では、個人用料金プランと比べて法人向けプランの方が安く料金プランを設定している会社が多いことが挙げられます。大手キャリアだけでなく格安ＳＩＭ業者でもかけ放題プランをオプションとして設定できる通信会社もあるため、個人携帯を業務に使用するよりは大幅にコストカットが見込めるのです。

また、個人用携帯と社内用携帯に分けていることにより、どのような目的で連絡があったのかを明確に認識することができます。たとえば、取引先と私的な付き合いをしていることも考えられます。その際液晶に表示された名前だけでは、相手の目的が業務に関することなのか私的なことなのかを確認する必要があります。些細なことではありますが、携帯を分けてあれば、確認する負担の軽減に繋がるといえます。

また、業務効率の面では業務用専用アプリを入れることにより社内情報へのアクセスが容易になります。データ量を気にせずに専用ツールを使うことができるので、業務で必要な情報をいつでも調べることができるというメリットにもつながるでしょう。

また、法人携帯の料金は契約主である法人団体に一括請求されます。経理の面から見ても一括に纏められた請求料金だけで処理をすることができるので、大量の請求書を確認する必要もなくなり、結果的に業務効率アップにつながります。

一部の社員に限定して法人携帯を配り私的利用の問題を解決

コストもカットでき作業効率もあがると一見良いことだらけに見える法人携帯ですが、実際に導入してみると、管理基準の点で頭を悩まされる経営者が多い傾向があります。法人携帯は法人側が業務のために契約した携帯電話のことです。

しかし、使用者がどこまでが仕事でどこからが私的な要件なのかの基準が判断しにくいという問題点が存在しており、これらの対応は導入する前に細かく考えておかないとうまく活用できない原因となってしまいます。

法人携帯には、端末を新規に購入して社員に配布するパターンと個人で所有していた携帯電話やスマートフォンを法人契約に変更するパターンがあります。業務上の連絡などにおいて使用されている携帯電話の多くは、個人所有のものと言われていますが、現実問題としてどこまでが仕事でどこからが私的な要件なのかを使用者が把握しづらいという問題点が存在しています。

把握しづらいために悪気がなくても私的な使用をされていることも少なくないため、余計な費用の負担が増加したという悩みを抱えている法人団体もあります。 しかし、法人団体で全ての社員に端末を配るというのは、導入時にある程度のコストがかかるためコスト面から見ても現実的ではありません。

クライアントとの通話の機会が多い営業職や密に連絡をとる機会の多い管理職など、一部の社員に限定して端末を配布することで、ある程度問題を解決することができるでしょう。

情報漏洩のリスクを回避するための方法

法人携帯には、お得意様の連絡先や業務用専用のアプリなどの業務上の機密情報が入っています。そのため、ある一定以上のセキュリティ対策が必要となるのはいうまでもありません。業務に個人携帯を使用していた場合、セキュリティ対策は使用者の危機意識に大きく左右されており、万全なセキュリティ対策がとられていないと情報漏洩するリスクが高くなります。

ネット環境に接続でき、メールやアプリなども使用する法人携帯ではウイルス感染や不正アクセスなどの危険性が伴っています。また、営業職など社外でも法人携帯を使用する場合は公共のWi-Fiなどを利用することでも情報漏洩するリスクが高まります。

大手キャリアはウイルス対策ソフトに関するサービスや携帯を紛失した際に捜索できるサービスなどを展開していますが、利用者がセキュリティを意識して管理しなければ、十分な効果を得ることはできません。

利用者への注意勧告だけで解決すればいいのですが、実際には法人携帯の私的利用の禁止や利用場所や時間帯の制限などの社内規定を設けると利用者の意識の向上に繋がるケースが多いようです。この規定が守られなかったと判断された場合には、損害賠償などの罰則規定があるとさらに効果が期待できます。

この社内規定は、法人携帯の導入と同時に社内規定の追加を行うとスムーズに導入することができるのでおすすめです。

法人携帯は、導入時だけでなく運用時にも問題が発生しやすい傾向があります。しかし、導入時に社内規定を改定し、ある程度のルールを事前に決めておくことで運用時の問題を回避することができます。また、クライアントへの連絡機会の多い営業職や管理職などに限定をして配布する方法をとることで、利用者の意識向上にも繋がり、万が一の際の原因究明もスムーズに行うことができます。

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