法人携帯に欠かせないルールとは？守るべき規定の作り方を解説

法人携帯は業務を効率的に行うためのものです。しかし、本来の目的から外れて、プライベートで使用する社員も少なくありません。法人携帯の私用利用は情報漏洩や経費流用などの原因になります。そんなトラブルを防ぐためにも、法人携帯のルールを作りましょう。この記事では法人携帯のルールを作るポイントをお伝えします。

法人携帯のルールを作るポイント

法人携帯を私用利用されると、顧客情報などの重要な情報が社外に漏洩してしまったり、多額の通信費が経費を圧迫してしまったりする恐れがあります。そのようなリスクを抑えるためにも、法人携帯を導入する前に、ルールを作ることが重要です。

法人携帯を導入する段階からルールがあれば、社員も抵抗なく私用利用を控えるでしょう。法人携帯のルール作りには、以下の3つのポイントがあります。

・私用利用した場合の懲戒処分を決めておくこと

・使用目的を決めておくこと

・端末の保管・管理責任者を決めておくこと

それぞれ具体的に解説します。

私用使用した場合の懲戒処分を決めておくこと

法人携帯の私用利用は、企業の規律を乱す重大な違反行為です。その違反行為を未然に防ぐためにも、懲戒処分について明らかにしましょう。懲戒処分の内容を決めておくことで、万が一、社員が法人携帯を私用利用した際にも、正当に処分を下せられます。

使用目的を決めておくこと

法人携帯の使用目的を定めましょう。法人携帯は業務を効率的に行い、社員の生産性向上を図るためのもの。法人携帯を利用する場面をリストアップすることで、社員にも周知しやすくなるでしょう。

さらに、法人携帯を使ってやり取りできる相手と時間、閲覧できるWebサイトと閲覧禁止のサイトを決めておくことで、私用利用したかどうかを正確に判断することができます。

端末の保管・管理責任者を決めておくこと

端末の保管・管理責任者を決めておくことで、端末紛失時・盗難時・故障時などのトラブルにも対応しやすいでしょう。また、端末紛失時・盗難時・故障時のフローや、就業時間外での電源のON・OFF、マナーモードの切り替えなどについても決めておくとよいでしょう。

もし法人携帯の規定がなかったら

法人携帯をプライベートで使用することは、企業内の規律を乱す重大な違反行為です。しかし、違反行為と言うと、詐欺や痴漢などの犯罪行為、セクハラや賭博などの風紀違反などが有名で、法人携帯の私用利用についてはあまり知られていません。

さらに、法人携帯は普段から頻繁に利用するため、私物であるかのような感覚になりやすいもの。そのため、「法人携帯をプライベートで少し使うくらい、いいのでは？」と考える人も出てきやすいのです。

法人携帯の私用利用は、乗っ取り・ウイルス感染・サイバー攻撃などの情報漏洩のリスクを高めます。さらに、法人携帯を仕事以外に使うことでかかる余計な通信費が、会社の経費を圧迫することも考えられます。そんなトラブルを未然に防ぐためにも、法人携帯の規定を作っておくことをおすすめします。

法人携帯のルール一例

法人携帯の運用は、業界ごとに異なります。この記事では、5つの業界にしぼって法人携帯のルールについてお伝えします。

小売・飲食店などのサービス業

小売・飲食店などのサービス業は、店舗に1台法人携帯を導入している会社が多いです。音声通話定額プランに加入すると、コスト削減・コミュニケーションの活性化につながります。

さらに、勤怠管理アプリを導入すれば、タイムカードとしても利用でき、日報アプリを導入すれば、売上報告などを簡単に管理できます。顧客管理やポイント付与サービスなど、アプリを使えばできることも増えますよ。

店舗に電話を導入しようと考えている人で、固定電話か法人携帯かで迷っているなら、法人携帯がおすすめです。アプリを利用することで、できることの幅がぐんと広がるでしょう。

営業所・士業

お客様との直接のやり取りが多い営業所や士業は、お客様からの問い合わせが勤務時間外や休日に入ってしまうケースもあるでしょう。そんなときに便利なのが、スマートフォンの内線化機能です。

内線化機能のアプリを使えば、営業所宛てにかかってきた電話に出られなくても、スマートフォンに電話がつながるので、営業所を留守にしていても電話が取れます。さらに、会社番号機能を利用すれば、スマートフォンから会社の電話番号で発信できるなど、便利でうれしい機能満載です。

また、法人携帯を導入する際には、業務時間外は電話対応しない旨などをルール化しておくことをおすすめします。タブレット端末を導入する際は、インストールするアプリを制限し、私用使用を防ぎましょう。

運送業・宅配事業

運送業・宅配事業は、「ながら運転」をしないよう、強く指導しましょう。違反すれば罰金がとられることはもちろん、企業の信用問題にも関わります。

また、スマートフォンでアルコールチェックをしたり、点呼・走行記録をしたり、ドライバーの位置情報や到着予定時刻を確認したりすることも可能です。安全運転を大前提に、便利な機能を使いこなしましょう。

介護サービス業

介護サービス業で法人携帯を導入した場合、利用者様や利用者様のご家族との連絡や、オフィスと現場との連絡に通話機能を活用することが多いでしょう。その場合は、通話の使用目的を設定し、私的な通話は禁止する旨をルールに記載しましょう。

また、お客様の個人情報などの業務上知りえた情報をSNSなどへの投稿を禁ずるなど、セキュリティ対策を強化することも重要です。

建設業

建設業は、オフィスと現場との連絡や、現場で分かれて作業している作業員との連絡に通話機能を活用することが多いでしょう。その場合は、法人携帯で電話をする際は業務内容のみの使用にする旨をルールに明記しましょう。

また、建設中に撮った図面や建物内部の写真などは、工事が終わった際に削除するようにルールに明記しましょう。現場で知りえた情報をSNSなどへの投稿しないように、情報漏洩に注意することも重要です。

近年、法人携帯を導入している企業も多いようです。この記事では、法人携帯を導入する際のルールの作り方について解説しました。ルールには、私用利用時の懲戒処分や、使用目的、端末の保管・管理責任者などを明記しましょう。

また、ルールを作ることはもちろん、そのルールを社員に周知し、しっかり教育を行うことも重要です。法人携帯を会社に導入しようと考えている人は、参考にしてみてください。

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